Seit über 25 Jahren treibt Detlev Eberhardt die Digitalisierung voran – mit einem klaren Ziel: komplexe Prozesse einfach und effizient gestalten. Im Interview mit OVB MEDIA spricht der Vorstand der topfact AG über die Herausforderungen für den Mittelstand, die Chancen smarter Tools und warum digitale Lösungen längst mehr als nur Technik sind.
Sein persönlicher Einstieg in die Welt der Digitalisierung begann 1997 mit einem Schlüsselerlebnis. "Ich durfte ein Projekt zur Scannung von Versicherungsanträgen begleiten", erinnert sich Eberhardt. "Die Kisten mit Anträgen stapelten sich meterhoch vor der Scan-Straße und es war gefühlt endlos viel Material zu verarbeiten." Als sich dann herausstellte, dass der tatsächliche Bedarf die ursprüngliche Schätzung um das Dreifache überstieg, war er zunächst erschüttert über die schiere Menge an Arbeit und Papier. Doch der Aha-Effekt folgte auf dem Fuß: "Aus dieser endlosen Reihe von schweren Kisten ist am Ende ein Stapel CDs geworden, der locker in einen Umschlag passte. Ich war begeistert!"
Diese Faszination für die Möglichkeiten der Digitalisierung ließ Eberhardt nicht mehr los. Mit der Gründung der topfact AG verfolgte er eine klare Mission: Unternehmen dabei zu unterstützen, ihre Strukturen und Abläufe zu optimieren. "Durch die Individualisierung der Unternehmenskommunikation per E-Mail und andere Medien geraten klassische Strukturierungsmethoden wie Ordner oder Verzeichnisse an ihre Grenzen", erklärt er. "In der Folge wird auch die Abarbeitung durch die Mitarbeiter umständlich, weil das Zusammenfinden der richtigen Informationen aufwendig ist."
Die Lösung sieht Eberhardt in einer neuen Technik, welche die bestehenden Formate zusammenfasst, kombiniert mit einer zentralen Organisation der Abläufe und einfachsten Arbeitsschritten. "Das fördert die Effizienz und verbessert die Planbarkeit des Arbeitstages." Doch anfangs stieß er mit dieser Vision oft auf Skepsis. "Zu Beginn konnten sich nur wenige Menschen vorstellen, wie so etwas funktioniert, wenn es kein Papier mehr gibt", erinnert sich Eberhardt. "Die Zweifel waren groß."
Digitalisierung, aber modern gedacht mit topfact
Umso spannender waren für ihn die Menschen, denen klar wurde, dass es einfacher ist, Daten zu speichern als Menschen zu bewegen. "Mit topfact bringen wir das Dokument und die passende Aufgabenstellung automatisch zur richtigen Person, egal ob die gerade im Homeoffice, im Büro oder irgendwo draußen unterwegs ist. Das spart Zeit und setzt mehr Energie für das eigene Kerngeschäft der Kunden frei."
I don't need sponsors,
I surf better when I'm broke anyway.
Dave Parmenter Surfer
Gerade für mittelständische Unternehmen sieht Eberhardt in der Digitalisierung enorme Chancen. "Konventionell erledigte Tätigkeiten, die durch die Einbindung mehrerer Personen zum Teil ein bis zwei Wochen Laufzeit hatten, werden durch Digitalisierung auf 1,5 Tage reduziert", betont er. "Unsinnige Arbeiten müssen weg und die Digitalisierung der eigenen Abläufe ist ein wesentlicher Beitrag dazu. Denn zur Reduzierung von Bürokratie im eigenen Unternehmen brauchen wir keine politischen Entscheidungen, wir haben es selbst in der Hand und können jetzt starten." Wenn der Wille zur Verbesserung gegeben ist, lassen sich topfact Lösungen insbesondere in inhabergeführten Unternehmen sehr gut umsetzen.
Konkret helfen die Lösungen von topfact den Unternehmen dabei, im Wettbewerb um Mitarbeiter und Kunden mithalten zu können. "Mit topfact stellen Sie Ihr Unternehmen auf ein solides Fundament", erklärt Eberhardt. "Es geht um die Gewinnerzielung. Dazu benötigen wir Klarheit in der Auftragsabwicklung, Sicherheit bei den Kosten und im Zahlungsverkehr, motivierte Mitarbeiter und Zeit für das Kerngeschäft." Die Software organisiert Verträge transparent, erzeugt digitale Akten, sichert rechtssichere Rechnungsabläufe und ist dabei einfach zu bedienen und mobil verfügbar. "Auch das macht Ihr Unternehmen zu einem modernen Arbeitgeber, wo sich die Menschen wohlfühlen, weil der Job Spaß macht."
Für Eberhardt sind vor allem jene Aspekte der Digitalisierung besonders wertvoll und zukunftsweisend, die Aufwände reduzieren und die Ergebnisqualität verbessern. "Demografisch gesehen können wir es uns nicht leisten, vermeidbare Tätigkeiten von Menschenhand durchführen zu lassen", betont er. "Arbeitsaufwände und Arbeitszeit müssen in produktive Leistungserbringung fließen, um die Wirtschaftlichkeit der Unternehmen zu stärken. Die Unternehmen müssen wieder Geld verdienen und haben keine Zeit fürBürokratie."
"Demografisch gesehen können wir es uns nicht leisten, vermeidbare Tätigkeiten von Menschenhand durchführen zu lassen"
Detlev Eberhardt
topfact erreicht das durch einfache Funktionselemente für die Anwender. "So kann zum Beispiel ein Freigabestempel direkt nach seiner Verwendung schon den nächsten Beleg öffnen und diesen ebenfalls zur Freigabe anzeigen, ohne dass der Anwender das manuell zu tun hat", erklärt Eberhardt. "Am besten sind aber die Tätigkeiten, die einfach entfallen, weil sie durch Automatismen im Hintergrund erledigt werden - ganz ohne manuelles Eingreifen."
„Unternehmen müssen wieder Geld verdienen und haben keine Zeit für Bürokratie."
Dieser Ansatz verbessert laut Eberhardt die Zusammenarbeit nachhaltig: "Die Mitarbeiter können sich deutlich besser um ihr Kerngeschäft kümmern und kommen effizienter voran. Das erhöht die Zufriedenheit und bescheinigt dem Arbeitgeber eine zeitgemäße Arbeitsorganisation. Denn wenn alle Dokumente und relevanten Informationen im direkten Zugriff stehen, werden Aufgaben leichter und selbstständig durchführbar und der Feierabend besser planbar."
Auch zum Thema Nachhaltigkeit trägt topfact bei. "Nachhaltiges Wirtschaften und nachhaltiges Arbeiten bauen auf Sicherheit in den Abläufen und Transparenz in den Ergebnissen", betont Eberhardt. "Beides sind topfact Kernkompetenzen." So könne man jederzeit mit wenigen Klicks die Vereinbarung aus 2010 finden oder durch Kommentare und Hinweise nachvollziehen, warum eine Rechnung vor fünf Jahren bemängelt wurde. "Und im Gegensatz zur üblichen Papier- oder Dateiablage, wo jedes Dokument beliebig oft kopiert wird, gibt es in topfact jedes Dokument in der Regel nur einmal. Das sorgt dafür, dass alle Zugriffe immer auf die aktuelle Version stattfinden."
Besonders in Erinnerung geblieben ist Eberhardt ein Kundenprojekt, bei dem topfact maßgeblich zur Optimierung von Abläufen beigetragen hat. "Das erste Gespräch war bereits ein Hilferuf, da der Kunde mit der Einführung eines ähnlichen Systems vollkommen in eine Sackgasse geraten war", erzählt er. "Wir haben dann zum Jahreswechsel 2023/2024 topfact eingeführt und hatten von Beginn an glückliche Projektpartner."
Für Eberhardt persönlich bedeutet die Arbeit bei topfact weit mehr als nur einen Job. "Der Posten als Vorstand hat für mich aus einer Führungsaufgabe eine Berufung gemacht", sagt er. "Das Prinzip unserer Arbeit ist die Verbesserung durch Vereinfachung. Und da jedes Unternehmen anders ist, sind die Projekte immer wieder sehr spannend. Es erfüllt mich, wenn die Einrichtungen im produktiven Betrieb laufen und glückliche Gesichter alles sagen."
Mit Blick auf die Zukunft sieht Eberhardt in Digitalisierung und KI vor allem Chancen. "Es sind wunderbare Arbeitsmittel, mit denen wir uns heute schon vertraut machen können und dadurch gewinnen werden", ist er überzeugt. "Denn es wird keinen Weg zurück geben. Die Welt dreht sich weiter und nur wer jetzt die wichtigen Themen wie Datensicherheit, Fachkräftemangel und die Wirtschaftlichkeit seines Unternehmens anpackt, gestaltet seine Zukunft aktiv und positiv."
